Planung einer Presseveranstaltung

Das Hauptziel einer TransFair-Presseveranstaltung besteht darin, den Verbraucherinnen und Verbrauchern deutlich zu machen, welchen Einfluss sie mit ihrer Kaufentscheidung auf die Lebens- und Arbeitsbedingungen der Produzentenfamilien in den Ländern der südlichen Hemisphäre haben. Gleichzeitig wird dabei der Faire Handel in der Öffentlichkeit bekannter gemacht. Dazu ist eine gute Presse- und Öffentlichkeitsarbeit aller beteiligten Akteure unerlässlich. Deswegen gibt es hier ein paar Tipps für die Pressearbeit, die die einzelnen Gruppen nutzen können, um auf ihre Aktionen aufmerksam zu machen.

Planung einer medienwirksamen Veranstaltung
Schon bei der Planung der Veranstaltung sollte man sich überlegen, wie man sie für Zeitungen, Fotografen oder Radiosender attraktiv gestalten kann. Ein Infostand alleine ist weniger attraktiv als zusammen mit einer Aufführung eines Straßentheaters. Kann man Prominenz für eine Aktion im Supermarkt gewinnen, so wird das Interesse von Journalisten und Fotografen größer sein als ohne.
Wichtig ist aber auch, dass die Veranstaltung nicht mit anderen bedeutenden Events kollidiert, die den knappen Platz auf den Lokalseiten beanspruchen.

Für Journalisten ist interessant:

• was neu oder ungewöhnlich ist
• was einen aktuellen Anlass hat
• was zahlenmäßig von Bedeutung ist
• was von allgemeinem Interesse ist
• Besuche von Prominenten, Sportlern usw.

Welche Medien können genutzt werden?
Grundsätzlich eignen sich folgende Medien für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit:
Lokalzeitung, Anzeigenblätter, lokale Radiosender, Stadtmagazine sowie Monats- und Programmzeitschriften. Zu beachten ist dabei, dass die Medien einen unterschiedlichen Vorlauf für die Planung ihrer Veröffentlichungen haben.

Vorlauf
Die Einladung zum Pressetermin sollten die Redaktionen etwa 14 Tage im Voraus erhalten.
Pressemitteilungen für die Tageszeitung sollten 3-4 Tage vor dem gewünschten Erscheinungstermin in der Redaktion sein, während der Redaktionsschluss bei monatlich erscheinenden Programmzeitschriften teilweise drei Wochen vor dem Erscheinungsdatum liegt. Daher empfiehlt es sich, frühzeitig bei den jeweiligen Medien nachzufragen, bis wann die Pressemitteilungen dort sein müssen.

Kontakt zu den Medien
Es ist wichtig, dass die eigene Presseeinladung oder -meldung in der jeweiligen Redaktion sofort in die richtigen Hände fällt. Man sollte sich also schon im Vorfeld der Veranstaltung den Namen sowie die Telefon- und Faxnummer der zuständigen Redakteure geben lassen. Diese Daten sind eine wichtige Grundlage für die regelmäßige Pressearbeit. Um sie langfristig nutzen zu können, sollte man also am besten eine Kartei (Presseverteiler) anlegen und diesen regelmäßig aktualisieren (Adressänderungen, Wechsel eines Redakteurs usw.)

Wenn es noch keinen Kontakt zu den jeweiligen Redakteuren gibt, macht es Sinn, sich im Vorfeld der Aktion bei ihnen vorzustellen. Zu diesem Zweck kann man eine Pressemappe (mit Kurzvorstellung der eigenen Gruppe, Fotos, Visitenkarten, Infos zum Fairen Handel, Pressemitteilung zur geplanten Aktion usw.) an den zuständigen Redakteur schicken und um einen Gesprächstermin bitten. Dieser sollte genutzt werden, um sich selbst beziehungsweise die Gruppe und die geplante Aktion vorzustellen. Ein solches Gespräch sollte so geführt werden, dass man bei späteren Aktionen wieder daran anknüpfen kann und der Redakteur mit dem Namen der Gruppe oder dem Begriff "Fairer Handel" etwas verbinden kann.

Die Pressemitteilung

Um auf die jeweilige Veranstaltung hinzuweisen, schreibt man eine Pressemitteilung und schickt sie an die zuständigen Redakteure. Dabei ist folgendes zu beachten:

Formale Anforderungen
Angesichts der Flut an Meldungen, die Redakteure täglich bekommen, trägt schon der optische Eindruck einer Pressemitteilung viel zu der Entscheidung bei, ob sie postwendend im Papierkorb landet oder doch bearbeitet wird. Daher sollten folgende Hinweise unbedingt beachtet werden:

• Anschreiben mit wichtigen Eckdaten, dem Hinweis, wann die Meldung erscheinen soll sowie ergänzenden Informationen.
• Neben der Veranstaltungsankündigung sollte man die Medien gleichzeitig auch zur Veranstaltung selbst einladen.
• Man kann auch anbieten, für ein Interview zur Verfügung zu stehen ? sowohl beim Radio als auch bei Printmedien.
• Über dem eigentlichen Text der Pressemitteilung muss das Wort ?Pressemitteilung? stehen, damit deutlich wird, wo es losgeht.
• Zeilenabstand: etwa 1,5 Zeilen, Schriftgröße mindestens 12-Punkt.
• Links und rechts sollte ein breiter Korrekturrand gelassen werden.
• Eine Textzeile sollte etwa 40-50 Zeichen lang sein.
• Länge: am besten eine Seite, maximal zwei Seiten, dabei aber immer nur die Vorderseite beschreiben.
• Nicht vergessen: Name, Anschrift und Telefonnummer des Ansprechpartners für die Mitteilung.

Inhaltliche Anforderungen

• Spannende beziehungsweise Neugierde weckende Überschrift wählen.
• Der erste Abschnitt ist der Informationskern. In ihm müssen die Fragen mit den 6 W's beantwortet werden: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum?
• Im weiteren Text sollte das Unwichtigste zum Schluss stehen, weil gegen Ende die Aufmerksamkeit des Redakteurs - und die des Lesers - nachlässt.
• Zitate lockern den Text auf. Dabei die zitierte Person immer mit Vor- und Nachnamen sowie Funktion nennen, zum Beispiel Monika Musterfrau, Bildungsreferentin.
• Einfache Sprache verwenden, keine zu langen Sätze, keine Fremdwörter, Abkürzungen vermeiden oder erklären, aktiv statt passiv formulieren, Verben statt Substantive, Wiederholungen vermeiden, unter Umständen passendes Bildmaterial, Grafiken oder Tabellen mitschicken.

Die Pressekonferenz / das Pressegespräch
Eine Pressekonferenz / Pressegespräch ist meist nur dann sinnvoll, wenn es sich um eine größere Veranstaltung handelt. Zum Beispiel wenn man im Rahmen der Aktion zusammen mit anderen Organisationspartnern eine ganze Woche lang Veranstaltungen unter dem selben Motto anbietet.
Auch hier sind einige Punkte zu beachten: Die Pressekonferenz sollte vormittags stattfinden, weil die meisten Tageszeitungen ab nachmittags mit der Produktion beschäftigt sind und der Artikel dann noch am nächsten Tag erscheinen kann. Außerdem sollte man eine Pressemappe (siehe oben) vorbereiten. Das Pressegespräch kann zum Beispiel im Weltladen stattfinden oder an einem anderen Ort, an dem die Aktivität der Gruppe sichtbar wird.

Die Nachbereitung
Wichtig ist das telefonische Nachhaken, am besten noch am gleichen Tag, sonst kann es passieren, dass sich am Tag danach schon niemand mehr an die Pressemitteilung erinnern kann, weil sie längst im Papierkorb liegt.

Ist die Meldung dann erschienen, sollte man sie für die Dokumentation der gesamten Veranstaltung archivieren. Sie eignet sich natürlich auch gut, um sie - vergrößert - ins Schaufenster zu hängen, um auf diese Weise auch Laufkundschaft auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen.

Was tun, wenn trotz guter Vorbereitung kein Journalist gekommen ist oder die Meldung nicht abgedruckt wurde?
Zunächst sollte man dies nicht persönlich nehmen oder automatisch auf mangelndes Interesse schließen. Journalisten sind vielfältigen Sachzwängen ausgesetzt, Redaktionen sind häufig unterbesetzt, müssen unter hohem Zeitdruck arbeiten und freie Mitarbeiter sind häufig ausgebucht. Oder es gab an diesem Tag weniger Platz, weil mehr Anzeigen geschaltet wurden. Man sollte sich auch hier nicht scheuen, in der Redaktion anzurufen, nach den Gründen zu fragen und sich damit wieder in Erinnerung rufen.
Wenn nichts erschienen ist, sollte man auf jeden Fall im Nachhinein selbst eine Mitteilung über die Veranstaltung schreiben (wie ist sie gelaufen, wie viele Leute waren da) und möglichst mit Foto an die Redaktion schicken. Dann ergibt sich häufig doch noch eine Chance auf einen Abdruck.