Leitfaden zur Planung lokaler Aktionen

Strukturierung der Planung einer Veranstaltung

1. Phase
Einer guten Veranstaltung geht eine sorgfältige Planung voraus. Zunächst stellt sich dabei die Frage nach der Art der Veranstaltung und was mit der Veranstaltung erreicht werden soll. Soll es eine Informationsveranstaltung sein? Oder besser eine spektakuläre Straßenaktion? Eng mit der Frage nach der Art der Veranstaltung ist die Frage nach der Zielgruppe für die Veranstaltung verbunden: Kinder, Erwachsene, Senioren, Passanten usw.

Sie können Informationsstände im Supermarkt, auf Wochenmärkten, vor dem Gottesdienst usw. durchführen. Nutzen Sie hierfür die kostenlosen TransFair-Materialien.

Sie können eine Informationsveranstaltung zum Thema "Handel mit der `Dritten Welt`" in Ihrer Gemeinde, Volkshochschule usw. durchführen. TransFair verfügt bundesweit über einen Pool von 90 ausgebildeten Referenten. Richten Sie Ihre Anfragen an: Angelika Grote, E-Mail: a.grote@transfair.org.

• Sie können in Kantinen, Restaurants, Tagungshäusern, Büros, Lehrerzimmern, in Ämtern und Behörden darauf einwirken, dass hier fair gehandelte Produkte angeboten werden. Fragen Sie bei TransFair nach den Materialien für Großverbraucher.
• Sie können Plakatwände anmieten und gestalten.
• Sie können Kontakt zu Ihrem Weltladen vor Ort aufnehmen.
• Sie können den Kaffeeparcours anmieten, aufbauen und hieraus eine Aktion, zum Beispiel einen Erlebnistag, gestalten. Auch weitere Kisten und Koffer rund um den Fairen Handel bieten sich hierfür an.
• Sie können einen Spieltag mit Fairen Spielen veranstalten (in Schulen, Büchereien, Kindertagesstätten). Als Grundlage hierzu eignet sich zum Beispiel die CD-ROM "Die Faire Scheibe" von TransFair.
• Sie können ein Showkochen veranstalten, bei dem nur Mahlzeiten und Getränke aus fair gehandelten Produkten verwendet werden.

Sie haben selbst sicher noch mehr gute Ideen!
Es muss geklärt werden, wie viel Kapazitäten für die Planung und Durchführung der Veranstaltung zur Verfügung stehen. Denn es ist sehr frustrierend, wenn die Veranstaltung steht und sich dann herausstellt, dass gar nicht genug Leute für die Umsetzung zur Verfügung stehen.

2. Phase
Nun wird es konkret. Folgende Punkte müssen geklärt werden: Art, Ort und Zeitpunkt der Veranstaltung, Werbung und Öffentlichkeitsarbeit, Auswertung sowie der zur Verfügung stehende Budgetrahmen. Es bietet sich an, einen Aufgabenspeicher nach folgendem Muster anzufertigen. Ein solcher Aufgabenspeicher dient der Transparenz des Planungsprozesses und der Überprüfung der Einhaltung der übernommenen Aufgaben.

Art der Veranstaltung: Suchen Sie die passende Aktionsform für sich aus. Wenn Sie zum Beispiel einen Informationsstand im Supermarkt durchführen wollen, suchen Sie sich einen geeigneten Supermarkt in Ihrer Nähe aus. Geeignet heißt, dass dort überhaupt TransFair-Produkte angeboten werden (also vorher einen Rundgang machen) und dass der Marktleiter der Aktion gegenüber aufgeschlossen, also kooperativ ist.

Einbindung von Prominenten:
Generell gilt: Die Einbindung von Prominenten (Bürgermeister, Pfarrer, Sportler usw.) erhöht die Attraktivität der Veranstaltung für die Öffentlichkeit und auch für die Medien. Bei der Anfrage der Prominenten sollte der Nutzen, wie Imagegewinn oder Pressetermin für Sie deutlich herausgestellt werden, um ihnen die Teilnahme an der Aktion schmackhaft zu machen.

Ort der Veranstaltung:
Bei der Wahl des Ortes ist unbedingt darauf zu achten, dass es ein Ort ist, der leicht erreichbar ist, beziehungsweise dass ein Ort gewählt wird, an dem sich ohnehin viele Menschen aufhalten. Soll die Veranstaltung im Freien stattfinden, muss eine Alternative vorhanden sein für den Fall, dass das Wetter nicht mitspielt.

Zeitpunkt der Veranstaltung:
Zu beachten ist unter anderem der Zeitpunkt der Veranstaltung. Es sollte ein Zeitpunkt gewählt werden, an dem vor Ort keine andere Veranstaltung stattfindet, wodurch eine Konkurrenz um Publikum entstehen würde.

Ausstattung:
Nun erfolgt die konkrete Aktionsabsprache mit den Kooperationspartnern, wie Supermarktleitern, Frauengruppen, Weltläden usw. Sprechen Sie die Aktion frühzeitig ab, damit für die Materialbestellung (Dekoration, Produkte, Ankündigungsplakat usw.) genügend Vorlauf existiert.

Werbung und Öffentlichkeitsarbeit:
Dieser Punkt ist nicht zu vernachlässigen, denn es ist sehr frustrierend, wenn eine Veranstaltung mühevoll geplant wurde doch niemand davon weiß. Als Werbeträger eignen sich zum Beispiel breit gestreute Handzettel sowie Plakate. Wie wäre es mit einem Hinweis in der Zeitung? Rufen Sie bei Ihrer Zeitung an und fragen Sie nach dem zuständigen Redakteur. Bitten Sie ihn um einen Termin und stellen Sie Ihre Initiative und Aktion vor. Weisen Sie den Journalisten unbedingt darauf hin, dass Sie keine Werbung machen, sondern über den Fairen Handel informieren möchten.

Auswertung:
Es sollte darauf geachtet werden, den gesamten Planungsprozess und den Verlauf der Veranstaltung zu dokumentieren (Protokolle, Fotos, Presseberichte usw.). Zum einen zur Erinnerung für die beteiligten Personen, zum anderen aber auch, um die gemachten Erfahrungen bei weiteren Veranstaltungen nutzen zu können.

Auch TransFair möchte nach erfolgter Aktion von Ihnen lernen!
Schreiben Sie uns! Welche Erfahrungen haben Sie gemacht (Verbraucherreaktionen, Besonderheiten usw.)? Wir freuen uns über jeden Bericht.
Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung:
TransFair e.V.
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50937 Köln
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Tel.: 0221 - 94 20 40 0
Fax: 0221 - 94 20 40 40

Viel Erfolg!!